Treinamento de Gestão do Tempo: A Chave para Aumentar a Produtividade!

Não tenho tempo para fazer tudo que esperam de mim! Falta tempo para fazer aquilo que eu mesmo espero de mim! 

Essas frases poderiam ter saído da boca de um alto executivo ou do mais operacional dos colaboradores da sua organização. A maldição do tempo aflige todos que habitam o ecossistema corporativo. E massacra a produtividade e a qualidade de vida de cada um.

Para driblar esse problema com sucesso, a melhor prática é oferecer a possibilidade de os profissionais participarem de um treinamento de gestão do tempo. Isso ajuda não apenas a tornar a empresa mais produtiva, mas também, a melhorar a experiência dos times.

Neste conteúdo focado no assunto, vamos mostrar por que o tempo é uma das grandes competências que precisamos desenvolver. Fique com a gente até o final e veja como esse cuidado faz diferença!

Qual a mensagem central do treinamento de gestão do tempo?

Parece paradoxal, mas quem não entender que não existe “gestão do tempo” jamais aprenderá a ser produtivo no tempo que tem. Isto é:

O tempo é uma entidade abstrata sobre a qual não temos a menor influência. 

Logo, não é uma grandeza gerenciável. Mas então, por que estamos falando de treinamento de gestão do tempo, se ela não existe? É o que explicamos a seguir.

O foco é a gestão pessoal

O que existe, na verdade, é a Autogestão no Tempo. O ato de gerenciar a si mesmo e ao próprio comportamento como uma forma de ser mais produtivo no tempo disponível.

E a questão não é apenas semântica. Ela gera impactos concretos na vida profissional e pessoal. Se acreditamos que existe “gestão do tempo”, buscamos respostas externas a nós mesmos, que geram frustração e desistência.

Quando, por outro lado, entendemos que o caminho é o de autogestão no tempo, tomamos responsabilidade por nossas escolhas. E assim trabalhamos para fazê-las de modo inteligente, desenvolvendo as habilidades necessárias.

Reforçando, a mensagem central é: o treinamento de gestão do tempo serve para nos ensinar sobre como ser eficazes dentro de um limite temporal.

Qual a estrutura de um treinamento de gestão do tempo?

Para ser bem-sucedido, o trabalho inicial é o de sensibilizar as pessoas, de modo que se percebam responsáveis por sua produtividade. O que acontece por meio de dinâmicas e vivências que estimulam as pessoas a sentirem o quanto terceirizam esse papel.

Uma vez que os participantes estejam no mode de receptividade para a mensagem que será transmitida, elas precisam entender que a autogestão no tempo acontece em três dimensões:

• Estratégica
• Tática
• Operacional

O próximo passo é o mergulho na compreensão do processo de aprendizado. Ao longo do treinamento, será necessário o suporte de métodos e ferramentas adequados aos desafios de cada uma das três frentes. Vamos conhecer mais sobre elas agora.

Gestão estratégica do tempo

A essência desta primeira dimensão é compreender que o coração da gestão do tempo é a capacidade de fazer boas escolhas. Um grande gestor do tempo não faz tudo o que outros pedem, nem tudo o que se passa por sua cabeça. Mas, sim, consegue estabelecer prioridades alinhadas a propósitos e objetivos pessoais. E estes, por sua vez, devem estar coerentemente amarrados aos propósitos e objetivos da área de atuação e da empresa.

A competência para dizer não de modo produtivo é essencial. E existem técnicas que ajudam as pessoas a fazer isso positivamente, sem ferir relacionamentos.

Além da questão da priorização, um treinamento de gestão do tempo deve, na esfera estratégica, conscientizar sobre a importância de planejar cada semana. A neurociência já deixou claro que, com o estresse e a pressão do cotidiano, tomamos decisões pouco racionais.

O caminho é o pensar preditivo, fazendo escolhas coerentes ao que se busca, tudo com lógica e organização. Isso não significa ser inflexível ao longo da semana e fazer apenas o que foi planejado, mas cuidar para que aquilo que é mais importante não seja abandonado no “calor da batalha”.

E não basta dizer essas coisas. Tenha em mente que todo e qualquer treinamento empresarial precisa indicar métodos práticos e testados, para que as ideias se tornem ações concretas.

Gestão tática do tempo

Neste tópico, tratamos de aspectos que suportam a dimensão estratégica, como a utilização da agenda e da lista de tarefas e a organização do espaço de trabalho.

Muitos treinamentos de gestão do tempo se dedicam apenas a oferecer novas ferramentas e sistemas para obter produtividade. No entanto, acabam sendo improdutivos. Sabe por quê?

Se, nos computadores, tablets ou smartphones, já existem aplicativos de agenda e lista de tarefas, adicionar instrumentos só vai trazer mais ansiedade e afastar as pessoas da prática daquilo que foi ensinado. Então, a dica é: menos é mais.

Com a correta compreensão da dimensão estratégia do tempo, uma simples agenda e uma lista de tarefas são mais que suficientes para fazer as coisas funcionarem. A base da gestão tática não é conhecer mil ferramentas, mas entender o propósito de usar recursos de apoio.

Numa fase seguinte, quando a pessoa estiver colhendo os frutos das mudanças nos hábitos de sua relação com o tempo, aí sim, novos instrumentos podem ser úteis. Mas na hora certa! Talvez num treinamento avançado, por exemplo.

Outra parte importante é a organização. Estudos mostram que um profissional médio passa 280 horas por ano procurando coisas. Isso corresponde a cinco semanas. É como se uma pessoa, durante pouco mais de um mês, estivesse em horário de expediente, mas sem fazer nada além de procurar coisas. É um tempo desperdiçado, concorda? E abordagens simples, como a dos seis chapéus do pensamento, podem fazer grande diferença.

É nessa fase do treinamento que se discute como lidar com tarefas e insights do dia a dia. A pessoa vai aprender a como encaminhar tudo sendo coerente com a etapa inicial, a estratégia do tempo.

Gestão operacional do tempo

Por fim, a cereja do bolo. Se a pessoa não praticar as fases estratégica e tática, de nada vai servir esta etapa. Mas se as duas dimensões anteriores forem levadas a sério, o potencial de alavancar os resultados é altíssimo.

A última fase do treinamento de gestão do tempo está totalmente relacionada a três indicativos: inibidores de produtividade, sinergia entre atividades e contabilidade do tempo.

Inibidores são aspectos que atrapalham no atingimento de nossa produtividade máxima. São os seis “ãos” para os quais devemos dizer não: protelação, centralização, fragmentação, reunião, distração e repetição.

Quando discutimos sinergias, oferecemos ideias sobre coisas que podem ser feitas simultaneamente, gerando maior aproveitamento do tempo.

Já a contabilidade diz respeito à importância de entender como o tempo está sendo distribuído e tomar decisões para ajustar sua utilização.

É aqui que vemos o resultado lógico e evoluído dos processos estratégico e tático. Quando as engrenagens estão ajustadas, a aplicação operacional é uma sequência fluida e natural.

Quais os benefícios do treinamento de gestão do tempo para as equipes?

O primeiro ponto positivo é bastante óbvio: pessoas que conseguem gerenciar a si mesmas de maneira produtiva são mais eficazes. Desse modo, fazem a diferença para que a eficácia organizacional alcance níveis mais altos.

Mas não é só isso! O clima da empresa fica mais leve, pois é reduzida a tensão que nasce da sensação de impotência diante do tempo.

Sem contar que a autogestão é um benefício que vai além do trabalho: o colaborador consegue aproveitá-la muito bem na vida pessoal. Os princípios que regem a autogestão no tempo são os mesmos sempre.

Ajudar um colaborador a gerenciar melhor a própria relação com o tempo na empresa é ajudar um ser humano a entender melhor como ter uma vida boa e que valha a pena. Nada mal, hein?

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