Como Líderes Podem Comunicar Mudança para Colaboradores Esgotados

Este artigo que fala sobre o gerenciamento de mudanças, a comunicação como chave para o sucesso dessa gestão e o método de “agrupamento” (chunking) foi escrito por Denise Mclain e originalmente publicado no site da Gallup, representada pela Ynner nos países de língua portuguesa.

Destaques

• A comunicação vinda da liderança é a chave para uma gestão de mudanças bem-sucedida.
• O método de “agrupamento” (chunking) ajuda os funcionários a entender e apoiar as mudanças.
• O chunking ajuda a criar conforto e cría foco para funcionários estressados.

O gerenciamento de mudanças é uma demanda central da liderança e cada vez mais vital. Se os líderes estão reparando os danos causados pela pandemia ou se posicionando para novas oportunidades, muitos estão implementando novas estratégias, estilos de trabalho, produtos – alguns estão até reescrevendo suas missões.

O sucesso de suas mudanças depende da capacidade de adaptação de seus funcionários. Pessoas desgastadas e ansiosas tem capacidade limitada de absorver informações sobre mudanças, muito menos se adaptar a isso ou conduzi-las em sua equipe. E agora, a Gallup detectou em seus levantamentos que os funcionários estão com níveis alarmantes de estresse, preocupação e esgotamento, juntamente com uma taxa recorde de pedidos de demissão.

De fato, a Pesquisa de Comunicação de Experiência de Trabalho de 2021 da Gallup descobriu que cerca de sete em cada 10 funcionários se sentem esgotados no trabalho, pelo menos, as vezes. Metade dos funcionários indica que suas vidas foram afetadas ou interrompidas “bastante” ou “muito” pela situação do coronavirus, e um terço diz que tiveram que aprender novas habilidades como resultado das adaptações que os seus ambientes profissionais sofreram com o COVID-19, de acordo com estudos extraídos do Gallup Panel de 2021 e 2022, respectivamente.

A comunicação dos líderes tem um efeito profundo sobre os funcionários

Comunicar a mudança de forma gradativa ajuda os funcionários a processar as informações, aumenta sua capacidade de realizar mudanças e melhora sua moral de forma geral.

A pesquisa de comunicação da experiência de trabalho da Gallup descobriu que funcionários que concordam fortemente que seus líderes os ajudam a ver como as mudanças feitas hoje afetarão sua organização no futuro são significativamente mais propensos a também concordar fortemente que sua empresa tem a velocidade e agilidade para atender às mudanças do cliente e do mercado e que eles sabem o que se espera deles.

Eles também são muito mais propensos a se envolver e prosperar e muito menos propensos a se sentirem esgotados, estressados ou dizer que têm muito trabalho a fazer.

Além disso, o mesmo estudo descobriu que quando os funcionários concordam fortemente que seu supervisor apoia ativamente as mudanças que afetam seu grupo de trabalho, seus resultados seguem o mesmo padrão.

Nessa situação, a abordagem tradicional de comunicação multicanal e abordagem repetitiva de gerenciamento de mudanças pode não ser eficaz. Muitos líderes descobrem que obtêm mais tração usando um método de gerenciamento de mudanças que organiza a comunicação em “pedaços” curtos e táticos.

Apenas informações suficientes: agrupando cada mensagem para que funcionários possam absorvê-la

Para agrupar informações, os líderes começam por partilhar o quadro geral para apresentar o conceito da mudança, e, em seguida, seguem-no rapidamente com um foco de curto prazo no marco mais próximo. Que direciona a atenção dos funcionários para onde ela precisa estar – em seu próprio desempenho de curto prazo e expectativas comportamentais, e onde podem obter ajuda durante a transição.

Muitos líderes descobrem que obtêm mais tração usando um método de gerenciamento de mudanças que organiza a comunicação em “pedaços” curtos e táticos.

Às vezes chamado de microaprendizagem, “chunking” é um conceito introduzido pelo psicólogo cognitive George A. Miller (e frequentemente usado por especialistas em UX e designers instrucionais) para resolver um problema de comunicação: Quanto mais variáveis em uma mensagem, com menos precisão o público se lembra do que ouviu.

Chunking também resolve problemas de memória dividindo um conjunto de informações em pedaços e, em seguida, reagrupam as peças em um todo significativo. Este formato torna o material mais fácil de lembrar e, portanto, mais fácil de agir. Isso é significativo para iniciativas de gerenciamento de mudanças com múltiplas variáveis – como uma grande mudança no local de trabalho ou uma nova estratégia de negócios abrangente.

Considere um líder que está projetando um local de trabalho híbrido. Porque as pessoas tendem a pensar, sentir e agir no nível mais local – especialmente quando sob estresse – seus pedaços de mensagem devem entregar os aspectos mais próximos, mais locais e mais importantes da mudança para o híbrido, juntamente com o comportamento “grade de proteção”

Por exemplo:

“Estamos prontos para iniciar nossa estrutura de trabalho híbrida. Nosso objetivo é manter a qualidade e a produtividade perto de nossos mesmos níveis anteriores à medida que fazemos a transição, mas o mais importante é que precisamos nos concentrar em manter os clientes engajados durante a transição. Você se reunirá com seu gerente esta semana para falar sobre a programação de WFH sua e de sua equipe, além de suas expectativas. Então, quando vocês se encontrarem, por favor, gastem um tempo falando sobre o que você precisa e o que a equipe precisa fazer para atender às necessidades de nossos clientes durante essa mudança.”

Embora este líder estivesse falando sobre a nova estratégia de trabalho híbrido, ela concentrou a parte principal de sua mensagem em atender os clientes durante a transição. Isso é importante. Ao manter o resultado muito claro, ela estabeleceu a “grade de proteção”. Isso deu aos membros da equipe os critérios certos para basear suas decisões que afetam o comportamento deles,  em um formato direcionado a cada funcionário.

• Mudança organizacional: seremos híbridos
• Expectativa do indivíduo: foco no engajamento do cliente
• Objetivo do indivíduo: manter a produtividade
• Ação do indivíduo: discutir a mudança com o gerente

A segmentação de informações ajuda os funcionários a se concentrarem em seus próximos obstáculos, responsabilidades e prioridades num ambiente em mudança. Saber onde concentrar sua energia conforta as pessoas, que podem ter um impacto extremamente positivo na iniciativa de gestão de mudança de seus líderes – e também nos colaboradores.

Fazendo conexões entre pedaços de informação (chunks)

Informações agrupadas criam uma base de comunicação sobre a qual os líderes podem construir. A estrutra não deve mudar, embora a nova informação deva estar relacionada com a última comunicação:

• Mudança organizacional: Nova mudança e sua relação com a anterior
• Expectativa do indivíduo: Nova expectativa em relação à anterior
• Objetivo do indivíduo: Novo objetivo em relação ao anterior
• Ação do indivíduo: A ação em relação ao anterior

Ao comunicar desta forma, os líderes podem acompanhar as informações em um ritmo que os funcionários podem absorver enquanto constroem as informações que os funcionários já receberam.

O método de agrupamento torna as informações memoráveis e acionáveis, mas também torna os funcionários mais confiantes de que podem alcançar o que o líder lhes pede. Essa sensação de realização pode ter um efeito de impressão positiva sobre a própria mudança: Colaboradores confiantes aprendem que podem lidar com essa mudança, e então eles acreditam que podem lidar com a próxima também.

O método de agrupamento torna as informações memoráveis e acionáveis, mas também torna os funcionários mais confiantes de que podem alcançar o que o líder lhes pede.

Digamos que uma grande mudança financeira também está no horizonte para a empresa que caminha rumo a um modelo híbrido. Esse tipo de situação, boa ou ruim, pode trazer nervosismo aos funcionários. Na próxima parte, idealmente dentro de um ou dois meses, esse líder concentra a organização no próximo desafio: crescimento de receita.

Por exemplo:

“Agora que estamos pegando o jeito do híbrido, vamos começar a pensar em como ganhamos e gastamos dinheiro. Lucro é crescimento, e queremos continuar crescendo. Como o investimento que fizemos para dar suporte ao trabalho híbrido, precisamos cortar alguns de nossos custos. Então, pense em como seu trabalho impacta nossos resultados. Converse sobre isso com suas equipes e gerente. Onde você é mais eficiente? ou menos? Pense no que você pode fazer para evitar o desperdício e ser ainda mais produtivo agora que somos híbridos.”

O “Chuncking” ajuda os gerentes a operacionalizar a mudança

É evidente que os gestores devem ser capazes de responder com precisão e individualmente. Os gerentes operacionalizam as iniciativas de mudança no nível da equipe. Mas a experiência do gerente, como mostra a pesquisa da Gallup, geralmente inclui várias prioridades conflitantes, expectativas pouco claras e interrupções incessantes. E essa situação complicada se propaga entre os funcionários. Eles discordam totalmente que seu empregador comunica um plano de ação claro em relação as mudanças que afetam seu trabalho, sendo que 38% também discordam totalmente que sabem o que se espera deles no trabalho, de acordo com a Pesquisa de Comunicação de Experiência de Trabalho da Gallup.

O agrupamento de informações sobre a mudança pode interromper esses padrões inúteis. Os gerentes podem operacionalizar as mudanças no fluxo de trabalho em pequenos acréscimos que os colaboradores podem absorver facilmente. Para gerentes com tempo e autoridade limitados, isso é um alívio. E como os líderes comunicarão as informações sequencialmente, eles necessariamente se comunicarão com mais frequência. Eles provavelmente também terão um público ávido, pois a organização estará esperando que os líderes compartilhem o próximo item de ação importante a ser focado. Apenas 17% dos funcionários na mesma pesquisa concordam fortemente que “há comunicação aberta em todos os níveis da organização”.

Este público pode se distrair – as pessoas têm muito o que fazer em tempos de mudança, o que cria competição por sua atenção. Os estudos da Gallup podem ajudar os líderes a identificar o “ruído” organizacional, riscos de esgotamento e lacunas de comunicação para apoiar os gerentes a assumir os planos de gerenciamento de mudanças. Por sua vez, esses gerentes podem conectar as mensagens de gerenciamento de mudanças dos líderes ao trabalho diário da equipe.

Gerenciamento de mudanças com mais velocidade, menos atrito e melhores resultados

A mudança acontece com mais velocidade, menos atrito e melhores resultados quando os funcionários se adaptam de forma resiliente. Muitos não estão conseguindo, já que desde o início da pandemia, desde o início da pandemia, o estresse diário e a preocupação dos trabalhadores atingiram os níveis mais altos já monitorados pela Gallup. Os líderes devem ser sensíveis a isso.

No entanto, a única maneira de uma empresa melhorar é através da mudança. Os funcionários precisam absorver novos estilos de trabalho, estratégias e processos para superar esses tempos difíceis e chegar a outros melhores.

A fragmentação de informações ajuda porque direciona a energia para as tarefas certas – as tarefas que movem as organizações para um futuro melhor. Alcançar esse futuro é, obviamente, o motivo pelo qual a gestão de mudanças é uma demanda central da liderança. Uma abordagem sensível, lógica e sequencial para comunicar a mudança pode ser exatamente o que os líderes precisam para ter sucesso.